jueves, 31 de enero de 2013

UN INVENTARIO DEL ARCHIVO DEL AÑO 1962

A continuación os presentamos un documento bastante curioso. Es el instrumento de descripción del Archivo Municipal más antiguo que se conserva, concretamente un inventario realizado en el año 1962. Los inventarios son la descripción de las series generadas de forma orgánica o funcionalmente en el curso de la gestión del Ayuntamiento y relacionadas con un fondo concreto o sección. Su principal función es facilitar el control de la documentación por el archivero y orientar a los usuarios (no consigue un acceso a la información documental). El inventario puede ser de dos tipos: inventario somero o analítico. Según José Ramón Cruz Mundet, el inventario somero comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican (su utilidad es de uso interno como control de las existencias) y el inventario analítico describe los puntos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes.



Este documento se conserva en la caja número 295  y es el único inventario que tenemos hasta la publicación en 1988, por parte de la Diputación de Sevilla, del Inventario de los Archivos de Arahal, Aznalcollar, Badatolosa, Villanueva del Ariscal y Villaverde del Río[1]. Como se puede apreciar, para la realización del documento se aplicaron criterios archivísitcos haciendo referencia a los distintos niveles de descripción, además, incluye un cuadro de clasificación. Las series documentales aparecen vinculadas a una letra (que no se corresponde con la numeración del cuadro de clasificación) y hace también referencia a la ubicación física de las unidades de descripción (por ej. Estante 3ºD).


Aquí os dejo algunas imágenes del expediente (espero que en breve podamos contar con una plataforma en la que podamos colgar los documentos completos). Como sabréis ya,  actualmente contamos con inventarios tanto en papel como informatizados totalmente actualizados a disposición de todo aquel que esté interesado.






[1] HEREDIA HERRERA, Antonia (dir), Inventario de los Archivos de Arahal, Aznalcollar, Badatolosa, Villanueva del Ariscal y Villaverde del Río, Colección Archivos Municipales Sevillanos, nº16, Sevilla: Diputación, 1988.

martes, 22 de enero de 2013

MEJORA DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO MUNICIPAL

El Archivo Municipal sigue creciendo. Gracias a una subvención concedida por el Grupo de Desarrollo Rural Serranía Suroeste Sevillana hemos podido adquirir varias estanterías móviles y completar el compacto del depósito de la planta baja. De esta manera, el Archivo mejora sus instalaciones y amplia su capacidad en más 150 metros lineales. Este tipo de estanterías permiten liberar más del 50% del área de almacenamiento existente mediante la compresión de su trasiego y la eliminación de espacio en los pasillos. Además, al estar el compacto completo, se incrementará considerablemente la seguridad de la documentación.


Además de las estanterías, hemos adquirido, con cargo a la misma subvención, un escáner profesional que nos permitirá seguir con el proyecto de digitalización que comenzamos hace unos años y que tuvimos que suspender por falta de medios económicos. Lo que pretendemos con este proyecto es incrementar el acceso a los fondos documentales, mejorar la calidad del servicio y reducir la manipulación de los documentos en peores condiciones para evitar el deterioro de los mismos. La compra del escáner favorecerá también la reactivación de las negociaciones con las distintas instituciones que conservan documentos de Arahal para la digitalización de sus fondos y su posterior incorporación a una base de datos central de libre consulta.


Por último, me gustaría agradecer personalmente y en nombre del Ayuntamiento a Don Luis Torres Freixenet, Jefe del Departamento de Reproducción de Documentos del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza y una institución en materia de digitalización de documentos, su asesoramiento y ayuda desinteresada en todo lo relacionado con la adquisición y configuración del escáner.